Privacy begint bij
wie iets kan zien.
Deze pagina beschrijft de inrichting van Ortie in deze preview. De definitieve privacyverklaring wordt vóór ingebruikname aangevuld met de gegevens en afspraken van de aanbieder.
De juridische entiteit, het privacycontact, bewaartermijnen, verwerkingsafspraken en de gekozen hostingregio zijn nog niet vastgesteld. Deze pagina is daarom nog geen volledige privacyverklaring voor een live dienst.
Voorlopige aanbieder
YES Buddy is het uitgangspunt voor de juridische aanbieder. De definitieve bedrijfsgegevens, contactadressen en documentversie worden vóór live gebruik aangevuld.
Gedeeld werk voor je eigen locatie
Het doel is overzicht in het werk en heldere communicatie: wat is gedaan, wat staat open en wie pakt het op? Ortie is geen cliëntdossier of systeem voor rapportages over cliënten. Die informatie hoort in het daarvoor bestemde systeem.
Teamtaken, overdrachten en teamberichten helpen collega’s het werk samen uit te voeren. Een leidinggevende heeft extra inzicht in gedeelde taken, verantwoordelijkheid en opvolging. Toegang is gekoppeld aan je account, rol en locatie.
Je persoonlijke To do blijft van jou
Een persoonlijke To do is alleen zichtbaar en aanpasbaar voor de eigenaar. Collega’s en leidinggevenden krijgen deze gegevens niet via de app, overzichten of teaminzichten te zien. Dit wordt in de database afgedwongen.
Welke gegevens gebruikt Ortie?
De app gebruikt account- en teamgegevens, zoals je naam, e-mailadres, rol en locatie. Daarnaast bewaart de app de werkgegevens die jullie zelf invoeren en gebeurtenissen rond gedeeld werk, zoals het oppakken en afronden van een taak. Gebruik Ortie niet als dossier voor medische, personeels- of andere gevoelige informatie.
Geen cliëntgegevens
Ortie is geen cliëntdossier of rapportagesysteem. Deel geen namen, initialen, cliëntnummers, BSN, contactgegevens of informatie over gezondheid en gedrag van cliënten. Ook indirect herkenbare cliëntinformatie hoort in het daarvoor bestemde systeem. Beschrijf alleen het gezamenlijke werk dat moet gebeuren.
Controles op herkenbare gevoelige gegevens helpen vergissingen beperken. Vrije tekst kan echter niet volledig automatisch worden beoordeeld. Meld verkeerd geplaatste informatie via je organisatiebeheerder, zonder de gevoelige inhoud opnieuw in feedback te kopiëren.
Medewerkersgegevens blijven persoonsgegevens
Een naam bij een taak, een leesbevestiging en het laatste gebruik van de app zijn persoonsgegevens. De organisatie moet medewerkers vooraf uitleggen waarvoor die gegevens worden gebruikt en wie ze ziet. Ziektegegevens en medische informatie over medewerkers horen ook niet in Ortie. Er zijn geen ranglijsten of automatische beoordelingen van medewerkers.
Actueel, archief en verwijderen
Via Account en privacy kun je accountverwijdering of een gegevensoverzicht aanvragen en ongepaste inhoud melden. Je ziet de ontvangst en behandeling in de app. Een verzoek is geen onmiddellijke verwijdering; de afhandeling en eventuele wettelijke bewaring moeten passend met de organisatie worden geregeld.
Algemene overdrachten blijven 30 dagen actueel. Updates kunnen een gekozen looptijd krijgen. Daarna blijven inhoud en leesbevestigingen terug te vinden in het archief; archiveren is geen definitieve verwijdering. Definitieve bewaartermijnen en een werkende verwijderprocedure moeten vóór live gebruik met de organisatie worden vastgelegd.
Contact, betalingen en e-mail
Na configuratie verwerkt Resend e-mail voor contactaanvragen en uitnodigingen. Stripe verzorgt het afrekenen en beheren van abonnementen. Ortie bewaart daarbij abonnementsstatus en verwijzingen naar de klant en het abonnement; kaartgegevens worden in de betaalomgeving ingevuld.
Cookies en metingen
De app gebruikt sessiecookies om ingelogd te blijven. In deze rebuild zijn geen advertentietrackers of marketinganalysepakketten toegevoegd. De lokale demo bewaart voorbeeldgegevens op de computer waarop de demo draait.
Inzichten dienen je eigen team
Basisinzichten gaan over het gedeelde werk binnen de eigen locatie. Er is geen functie voor verkoop van medewerkergegevens of persoonlijke To do aan derden.
Vragen over je gegevens
Voor de live dienst moeten een bereikbaar privacycontact en procedures voor inzage, verwijdering en bewaartermijnen worden vastgesteld. Bespreek de inrichting vooraf met de aanbieder via contact. De verwerkersafspraken beschrijven wat organisatie en aanbieder vooraf moeten vastleggen.